Utwory pracownicze

Utwory pracownicze to temat, który często budzi wątpliwości w firmach. Wielu pracodawców zakłada, że skoro coś powstało „w pracy”, prawa autorskie automatycznie należą do pracodawcy. Tymczasem zakres i moment nabycia praw zależą od art. 12 prawa autorskiego, treści umowy o pracę oraz faktycznych obowiązków pracownika.

Co zawiera ten wpis:

1. Czym w ogóle jest „utwór pracowniczy”?
2. Kto jest autorem, a kto właścicielem majątkowych praw autorskich?
3. „Chwila przyjęcia utworu” – kiedy to następuje i jak to rozumieć?
4. Zakres praw pracodawcy: cel umowy i zgodny zamiar stron
5. Brak rozpowszechniania utworu pracowniczego przez 2 lata
6. Własność „nośnika” – kto ma pliki, modele, wydruki?
7. Dyspozytywny charakter art. 12 – można umówić się inaczej
8. Wyjątki ustawowe: programy komputerowe oraz utwory naukowe
9. Pracownik vs. współpracownik (B2B / umowa o dzieło)
10. Twórczość „po godzinach” i poza zakresem obowiązków
11. Utwory współautorskie w zespole
12. Praktyka: jak poprawnie uregulować prawa w firmie?
13. Podsumowanie – jak uniknąć konfliktów o prawa autorskie?

W świetle art. 12 PrAut utworem pracowniczym jest utwór stworzony przez pracownika w wyniku wykonywania obowiązków ze stosunku pracy. Mamy więc dwa warunki:

• po pierwsze, musi istnieć stosunek pracy (czyli co do zasady umowa o pracę w rozumieniu Kodeksu pracy, choć w praktyce mieści się tu także nawiązanie stosunku pracy przez mianowanie, powołanie czy wybór),
• po drugie, utwór musi powstać w ramach obowiązków (a nie przypadkiem, „przy okazji” albo wyłącznie „po godzinach”).

Co istotne, autorem zawsze pozostaje człowiek, który utwór stworzył (pracownik). Natomiast to, kto ma majątkowe prawa autorskie, zależy już od dalszych przepisów i zapisów umownych.

Autorstwo (prawa osobiste) zawsze zostaje przy pracowniku. Jednak — o ile ustawa lub umowa o pracę nie stanowi inaczej — pracodawca nabywa majątkowe prawa autorskie z chwilą przyjęcia utworu. To bardzo ważne: przejście praw nie dzieje się automatycznie w chwili stworzenia (wyjątki poniżej), tylko w momencie przyjęcia przez pracodawcę.

Co więcej, nabycie ma charakter pochodny i jest ograniczone celem umowy o pracę oraz zgodnym zamiarem stron. Innymi słowy: pracodawca dostaje dokładnie tyle, ile jest potrzebne do realizacji celu zatrudnienia i tyle, na ile obie strony faktycznie się umawiały. Nie więcej.

Ustawa nie narzuca jednej formy. Przyjęcie może nastąpić wyraźnie (np. w protokole odbioru, e-mailu z akceptacją) albo dorozumianie (np. poprzez publikację utworu, rozpoczęcie jego eksploatacji). Dodatkowo art. 13 PrAut przewiduje, że jeżeli pracodawca przez 6 miesięcy nie poinformuje pracownika, czy utwór przyjmuje (lub czy chce zmian), to uznaje się, że przyjął go bez zastrzeżeń.

Z praktyki: warto w umowie o pracę lub regulaminie wewnętrznym jasno opisać procedurę akceptacji, bo ułatwia to dowodzenie, a zarazem porządkuje obieg materiałów twórczych w firmie.

Art. 12 nie przekazuje „wszystkiego”. Zakres nabycia wyznacza cel umowy o pracę (czyli realne potrzeby pracodawcy wynikające z profilu działalności i zadań pracownika) oraz zgodny zamiar stron (co faktycznie obie strony rozumiały jako zakres korzystania). W rezultacie:

• jeżeli grafik jest zatrudniony do projektowania materiałów reklamowych, to pracodawca nabywa prawa do takiej eksploatacji, jaka jest typowa dla marketingu firmy;
• jeżeli jednak firma chciałaby użyć pracy grafika np. do zupełnie innego celu, to bez dodatkowych uzgodnień może to być sporne.

W praktyce najlepiej doprecyzować w umowie pola eksploatacji (nawet jeśli art. 12 formalnie wiąże zakres z celem i zamiarem stron). Dzięki temu obie strony wiedzą, co dokładnie wolno.

Ustawa przewiduje mechanizm zapobiegający „zamrażaniu” utworów. Jeżeli utwór był przeznaczony do rozpowszechnienia i pracodawca w ciągu 2 lat od przyjęcia nie przystąpi do jego publicznego udostępniania, pracownik może wyznaczyć pisemnie termin, a po jego bezskutecznym upływie prawa wracają do twórcy (wraz z własnością nośnika). Strony mogą oczywiście umówić się inaczej (krócej/dłużej, albo wyłączyć ten powrót).

To praktyczne zabezpieczenie interesów twórcy: skoro firma nie wykorzystuje utworu, nie powinna go „blokować” w nieskończoność.

Co do zasady, z chwilą przyjęcia utworu pracodawca nabywa własność przedmiotu, na którym utwór utrwalono (art. 12 ust. 3). Ma to znaczenie zwłaszcza przy pracy zdalnej i BYOD (własny sprzęt pracownika): pliki źródłowe, modele, matryce czy wydruki — po przyjęciu — powinny zostać wydane pracodawcy (albo udostępnione w ustalony sposób).

Ponownie: strony mogą odmiennie to uregulować. Warto więc w umowie przewidzieć sposób przekazywania źródeł, formaty, dostęp do repozytoriów itp.

Art. 12 zawiera klauzulę „jeżeli ustawa lub umowa o pracę nie stanowią inaczej”. Oznacza to, że strony mogą modyfikować standardowy mechanizm, np.:

• poszerzyć albo zawęzić zakres nabycia,
• określić inny moment przejścia praw,
• uregulować inaczej własność nośników,
• zmienić 2-letni termin na rozpowszechnienie albo skutki jego upływu.

Jednocześnie pamiętajmy, że w obszarach nieuregulowanych przez art. 12 (albo gdy strony „wychodzą” poza jego ramy) trzeba respektować ogólne zasady rozdziału 5 PrAut (art. 41 i n.), w tym m.in. konieczność wymienienia pól eksploatacji przy umownym przenoszeniu praw oraz zakaz „blankietowego” obejmowania praw do wszystkich przyszłych pól nieznanych w chwili zawierania umowy. W doktrynie są różne akcenty co do relacji art. 12 do art. 41 i n., jednak z punktu widzenia bezpieczeństwa pracodawcy konserwatywne podejście (stosowanie reguł rozdz. 5, gdy to potrzebne) jest po prostu bezpieczniejsze.

Tutaj rozwiązanie jest ostrzejsze: jeżeli program powstał w wyniku wykonywania obowiązków pracowniczych, pracodawca jest wyłącznie uprawniony do wszystkich majątkowych praw — i to pierwotnie, od momentu stworzenia programu (a nie dopiero od przyjęcia). Mówiąc prościej: prawa „rodzą się” po stronie pracodawcy. Co do zasady to ułatwia eksploatację w IT, ale w praktyce i tak warto doprecyzować zasady w umowie (repozytoria, moduły, zależności, prawa zależne).

Dodatkowa uwaga praktyczna: ze względu na tę konstrukcję wynagrodzenie pracownika nie jest „honorarium za przeniesienie”, co ma skutki podatkowe (nie zawsze da się zastosować podwyższone koszty jak przy rozporządzaniu prawami).

Przy utworach naukowych obowiązują szczególne zasady (np. prawo pierwszego wydania po stronie instytucji przez określony czas). W efekcie art. 12 stosuje się w ograniczony sposób, bo ustawa przewiduje tu własny reżim.

To pułapka numer jeden w firmach. Art. 12 dotyczy wyłącznie stosunku pracy. Jeżeli współpracujesz z freelancerem (umowa o dzieło, zlecenie, B2B), prawa nie przechodzą automatycznie. Musisz mieć osobną umowę: o przeniesienie majątkowych praw autorskich albo licencję (z precyzyjnymi polami eksploatacji).

W przeciwnym razie — mimo zapłaty — prawa zostają u wykonawcy.

Czy firma ma prawa do tego, co pracownik stworzy prywatnie? Zasadniczo nie. Jeżeli utwór powstał poza obowiązkami, poza czasem pracy i bez wykorzystania firmowych zasobów (a przede wszystkim nie jest to kontynuacja zadań służbowych), prawa pozostają po stronie pracownika.

Oczywiście granice bywa, że się „rozmywają”: gdy ktoś tworzy „po godzinach”, ale używa służbowych danych, kodu, layoutów czy procesów. Dlatego tym bardziej warto wprowadzić jasne polityki (compliance, poufność, konflikt interesów) oraz umówić się zawczasu, co jest pracą dla firmy, a co jest sferą prywatną.

Jeżeli produkt twórczy powstaje zespołowo, a część współtwórców to pracownicy, a część — podwykonawcy, w praktyce mamy współwłasność praw po stronie pracodawcy (w zakresie „pracowniczej” części) i współtwórców z zewnątrz (co do ich wkładów). To kolejny powód, aby agregować prawa umowami (cesje/licencje) i domknąć łańcuch praw przed publikacją czy komercjalizacją.

Żeby uniknąć sporów, naprawdę warto wdrożyć kilka prostych rozwiązań:

Dzięki tym kilku krokom zamkniesz „łańcuch praw” i unikniesz sporów, które najczęściej wynikają nie z braku dobrej woli, lecz z niedopowiedzeń.