Jak zarejestrować znak towarowy w EUIPO. Poradnik

W tym poradniku krok po kroku wyjaśnię Ci, jak zastrzec znak towarowy w EUIPO. Opiszę cały proces – od przygotowań i złożenia wniosku, aż po uzyskanie ochrony i monitorowanie naruszeń. Dowiesz się także w jaki sposób możesz obniżyć koszt zgłoszenia takiego znaku nawet o 700 euro.

Zapraszam do lektury!

EUIPO to skrót od Urzędu Unii Europejskiej ds. Własności Intelektualnej (ang.: European Union Intellectual Property Office). Jest to oficjalna instytucja UE odpowiedzialna m.in. za rejestrację znaków towarowych i wzorów przemysłowych obowiązujących na terenie całej Unii. Siedziba EUIPO znajduje się w Alicante w Hiszpanii. Rejestracja znaku towarowego w EUIPO oznacza, że Twój znak będzie chroniony we wszystkich 27 państwach UE. Jednocześnie odbywa się to na podstawie tylko jednego wniosku.

Można powiedzieć, że EUIPO to odpowiednik krajowego urzędu patentowego, ale działający dla całej Unii. Dzięki niemu jednym zgłoszeniem uzyskasz ochronę znaku we wszystkich krajach UE. Jest to znacznie prostsze (i często tańsze) niż rejestrowanie znaku osobno w każdym państwie.

Unijny znak towarowy (znak towarowy UE, ang. EUTM) to oznaczenie chronione prawem na terytorium całej Unii Europejskiej. Mówimy tak na znak towarowy zarejestrowany w EUIPO zgodnie z procedurą unijną. Taki znak może przybrać różne formy – na przykład nazwę firmy, logo lub slogan. Ważne, by skutecznie odróżniał towary lub usługi jednego przedsiębiorstwa od innych.

Rejestrując znak towarowy w EUIPO, uzyskujesz właśnie unijny znak towarowy, czyli jedno prawo ochronne ważne we wszystkich krajach UE. To ogromna zaleta dla firm działających międzynarodowo. Mając zastrzeżony znak w EUIPO, masz wyłączne prawo do używania go w całej Unii. Możesz zabronić konkurencji używania identycznej lub myląco podobnej nazwy (lub logo) dla podobnych towarów lub usług.

Polscy przedsiębiorcy mają możliwość rejestracji znaku towarowego polskiego albo unijnego. Znaki te, chociaż pełnią podobne funkcje, jednak się różnią, zwłaszcza co to ochrony terytorialnej oraz kosztów rejestracyjnych. Więcej o różnicach między znakiem polskim a unijnym dowiesz się z poprzedniego wpisu: Znak towarowy unijny czy polski? Krótki przewodnik o tym, który wybrać.

Rejestracja znaku towarowego w EUIPO daje najszerszy możliwy zakres ochrony terytorialnej. Twoja marka jest zabezpieczona jednocześnie we wszystkich państwach członkowskich UE. Nie musisz się więc obawiać, że ktoś w innym kraju Unii zacznie używać lub spróbuje zarejestrować podobną nazwę.

Istotna jest również opłacalność. Jedno zgłoszenie unijnego znaku towarowego bywa tańsze i prostsze niż wiele osobnych rejestracji krajowych. Oszczędzasz czas i pieniądze, bo prowadzisz tylko jedno postępowanie zamiast kilku. Ponadto tylko zastrzeżony znak daje Ci pełnię praw do obrony Twojej marki. Bez rejestracji znaku dochodzenie praw do nazwy (zwłaszcza za granicą) jest niezwykle trudne i kosztowne.

Krótko mówiąc, rejestracja znaku towarowego w EUIPO to inwestycja w bezpieczeństwo i rozwój Twojej marki na rynku UE.

Zanim zgłosisz znak towarowy w EUIPO, upewnij się, że Twoja nazwa lub logo spełnia wymogi rejestracji. Przede wszystkim sprawdź, czy nie jest opisowa dla Twoich towarów lub usług. EUIPO odrzuci zbyt ogólne określenia, które nie nadają się na znaki towarowe. Przykładowo słowo „Apteka” dla usług farmaceutycznych nie ma zdolności odróżniającej. Wybierz zatem nazwę unikatową, która jednoznacznie kojarzy się z Twoją firmą.

Następnie przeszukaj bazy danych znaków towarowych. EUIPO udostępnia bazę eSearch Plus, gdzie możesz sprawdzić, czy ktoś już nie zgłosił identycznego lub podobnego znaku. Warto zajrzeć też do bazy TMview, która obejmuje również znaki towarowe zarejestrowane w poszczególnych krajach. Jeśli znajdziesz bardzo podobny istniejący znak, rozważ modyfikację swojego pomysłu. Lepiej zrobić to już teraz, niż narażać się na sprzeciw po złożeniu wniosku. Dzięki takiej weryfikacji zwiększasz szanse, że Twój znak towarowy w EUIPO zostanie zarejestrowany bez przeszkód.

Warto jednak wiedzieć, że samodzielne badanie może nie wystarczyć. Często najpoważniejsze zagrożenia wynikają z podobieństw, które nie są oczywiste na pierwszy rzut oka. Co więcej, nawet jeśli znak wydaje się dostępny, to może w praktyce naruszać inne prawa innych przedsiębiorców. To z kolei, może skutkować sprzeciwem lub późniejszym unieważnieniem rejestracji. Dlatego wykonanie rzetelnego badania wymaga nie tylko znajomości baz danych, ale także praktycznego doświadczenia. Tylko dzięki bieżącej wiedzy o orzecznictwie i praktyce EUIPO, można w miarę dokładnie oszacować ryzyko wystąpienia sprzeciwu.

Jeśli zależy Ci na skutecznej ochronie swojej marki, najlepiej powierzyć ten etap profesjonaliście. Jako rzecznik patentowy bardzo często wykonuję takie analizy dla moich klientów. Dzięki nim moi klienci jeszcze przed zgłoszeniem znaku znają potencjalne ryzyka i na nie reagują. Więcej o badaniach przeczytasz w artykule: Badanie znaków towarowych – niezbędny etap przed rejestracją marki.

Gdy masz już pewność co do wybranej nazwy lub logo, pora przygotować zgłoszenie znaku towarowego w EUIPO. Cała procedura odbywa się online na stronie EUIPO. Najpierw załóż konto użytkownika (o ile jeszcze go nie masz), a następnie wypełnij elektroniczny formularz zgłoszeniowy. Formularz możesz przygotować w języku polskim lub innym języku urzędowym UE. Zawsze musisz wskazać także drugi język (np. angielski) do ewentualnego postępowania sprzeciwowego.

We wniosku podajesz dane zgłaszającego (Twoje lub Twojej firmy) i przedstawiasz sam znak. Jeśli to znak słowny – wpisujesz nazwę, jeśli graficzny – załączasz plik z logo. Kolejny krok to wybór towarów i usług, które mają być objęte ochroną. Musisz przyporządkować je do odpowiednich klas według tzw. Klasyfikacji Nicejskiej (np. odzież to klasa 25). Wybierz tylko te klasy, które rzeczywiście odpowiadają profilowi Twojej działalności. Każda dodatkowa klasa to wyższa opłata, więc nie ma sensu zgłaszać wszystkiego „na zapas”.

Po wypełnieniu formularza dokonujesz opłaty urzędowej za zgłoszenie. Najszybciej zrobisz to kartą płatniczą online, ale możesz też wybrać późniejszy przelew. Dopiero, gdy EUIPO otrzyma płatność, nada Twojemu zgłoszeniu numer i datę. Od tego momentu zaczyna się formalne rozpatrywanie wniosku.

Wniosek o znak towarowy w EUIPO może złożyć zarówno osoba fizyczna, jak i firma – nawet spoza UE. Jednak wnioskodawcy spoza EOG muszą ustanowić lokalnego pełnomocnika do reprezentowania ich przed EUIPO na dalszym etapie.

Po złożeniu wniosku Twój znak towarowy w EUIPO przechodzi weryfikację w Urzędzie. Najpierw sprawdzane są wymogi formalne: czy formularz został prawidłowo wypełniony, klasy towarowe poprawnie wskazane i czy opłata wpłynęła. Jeśli brakuje jakiegoś elementu lub wystąpił błąd, EUIPO wezwie Cię do uzupełnienia braków w określonym terminie.

Następnie ekspert EUIPO oceni zgłoszenie pod względem tzw. bezwzględnych podstaw odmowy. Mówiąc prościej, sprawdzi, czy znak nadaje się do rejestracji – czy nie jest opisowy, generyczny lub sprzeczny z porządkiem publicznym. Pamiętaj, że EUIPO nie bada konfliktu z wcześniejszymi znakami. Tego musisz dopilnować sam na etapie przygotowań, robiąc wspomniane wcześniej badanie. Jeśli na tym etapie urząd nie znajdzie przeszkód, przejdzie do kolejnego kroku czyli do publikacji zgłoszenia.

EUIPO opublikuje informację o zgłoszeniu Twojego znaku w internetowym Biuletynie Znaków Towarowych UE. Zwykle następuje to około miesiąc od daty złożenia wniosku. Chyba że musiałeś najpierw coś poprawić, wtedy termin się wydłuży. Publikacja oznacza, że od tej chwili biegnie tzw. trzymiesięczny okres sprzeciwowy.

Po publikacji zgłoszenia rozpoczyna się trzymiesięczny okres sprzeciwowy. W tym czasie posiadacze wcześniejszych praw mogą zgłaszać sprzeciw, jeśli uznają, że Twój znak towarowy w EUIPO narusza ich interesy. Sprzeciwy są składane najczęściej wtedy, kiedy ktoś uzna, że nowo zgłoszony znak jest zbyt podobny do ich wcześniej zarejestrowanego znaku. Sprzeciw to formalne postępowanie, które może wstrzymać rejestrację Twojego znaku na wiele miesięcy.

Jeśli wpłynie sprzeciw, EUIPO Cię o tym powiadomi i poprosi o stanowisko. Możecie próbować się dogadać – np. zawęzić listę towarów, aby usunąć kolizję. W razie braku ugody urząd rozstrzygnie sprawę i może odmówić rejestracji Twojego znaku w całości lub w części.

Jeżeli natomiast nikt nie wniesie sprzeciwu w wyznaczonym terminie (lub wszystkie sprzeciwy zostaną oddalone), droga do rejestracji stoi otworem. Twój znak towarowy w EUIPO wkrótce uzyska pełną ochronę.

Gdy pomyślnie przejdziesz okres sprzeciwowy, EUIPO wpisze Twój znak do rejestru i formalnie udzieli prawa ochronnego. Otrzymasz świadectwo rejestracji potwierdzające, że Twój znak towarowy w EUIPO jest chroniony we wszystkich krajach UE. Świadectwo jest wydawane tylko w formacie pdf.

Od tej chwili zyskujesz wyłączne prawo do używania zastrzeżonej nazwy lub logo w odniesieniu do wskazanych towarów i usług na terenie całej UE. Możesz też przy swojej marce stosować symbol ®, aby pokazać, że jest ona prawnie chroniona. Posiadanie rejestracji oznacza również, że w razie naruszeń masz solidną podstawę prawną, by podjąć działania przeciwko osobom kopiującym lub podszywającym się pod Twoją markę.

Opłaty urzędowe za rejestrację znaku towarowego w EUIPO zależą od liczby klas towarowych wskazanych we wniosku. Aktualnie wynoszą one 850 EUR za jedną klasę, 900 EUR za dwie klasy oraz 1050 EUR za trzy klasy (każda kolejna +150 EUR).

Choć te kwoty wydają się wysokie, jedno zgłoszenie na całą UE jest tańsze i prostsze niż kilka osobnych rejestracji krajowych. Pamiętaj też, że do opłat urzędowych może dojść wynagrodzenie pełnomocnika, jeśli korzystasz z jego pomocy przy procedurze.

Moje wynagrodzenia za przygotowanie pełnego zgłoszenia, złożenie go do EUIPO oraz za nadzór nad postępowaniem wynosi 1700 zł netto za pierwszy znak. W przypadku zgłoszenia więcej niż jednego znaku na raz dla tego samego wykazu towarów, każdy kolejny znak to tylko 1300 zł netto. Jeśli chcesz wiedzieć więcej o budżecie jaki musisz mieć, aby zgłosić swój znak, skontaktuj się ze mną.

Małe i średnie przedsiębiorstwa mogą skorzystać z dofinansowania do rejestracji znaków towarowych w EUIPO. Działa tu program Fundusz MŚP (SME Fund), w ramach którego można uzyskać refundację 75% opłaty za zgłoszenie znaku (maksymalnie do 700 EUR). Oznacza to, że rejestrując znak towarowy w EUIPO możesz odzyskać nawet 3/4 poniesionych kosztów!

Aby skorzystać z dofinansowania, najpierw należy złożyć wniosek o przyznanie bonu z programu SME Fund. Taki wniosek składa się online, przed zgłoszeniem znaku. Po otrzymaniu pozytywnej decyzji i przyznaniu bonu dokonujesz zgłoszenia znaku towarowego w EUIPO, opłacasz je normalnie, a następnie występujesz o zwrot 75% tej kwoty. Przykładowo przy opłacie urzędowej w wysokości 850 EUR otrzymasz zwrot 637,50 EUR.

Program jest organizowany cyklicznie (zwykle co roku) i pula środków jest ograniczona, dlatego warto sprawdzić terminy i złożyć wniosek o dofinansowanie jak najwcześniej.

Pamiętaj także, że dla moich klientów pozyskuję dotację oraz pilnuję jej wypłaty bez dodatkowego wynagrodzenia. Jeśli więc przykładowo przekażesz mi zgłoszenie Twojego znaku towarowego w EUIPO dla towarów w 2 klasach towarowych, będzie Cię to kosztowało łącznie 2 660 zł netto. PS. To jest koszt ochrony Twojego znaku towarowego w EUIPO przez kolejne 10 lat! Czyli można powiedzieć, że płacisz 266 zł rocznie i śpisz spokojnie, nie martwiąc się o Twoją markę!

Prawo ochronne na znak towarowy w EUIPO jest udzielane właśnie na aż 10 lat od daty zgłoszenia znaku. Po 10 latach ochronę można przedłużyć na kolejny 10-letni okres. Ochronę na swój znak możesz przedłużać w nieskończoność, aż do końca świata! Ważne jest tylko by w terminie opłacać odnowienia.

Pilnuj terminu odnowienia, bo jeśli go przegapisz, Twoja ochrona wygaśnie. EUIPO wprawdzie przewiduje 6-miesięczny okres karencji na spóźnione odnowienie za dodatkową opłatą, ale jeśli przegapisz i ten okres – stracisz znak bezpowrotnie! Po tym terminie znak wygasa i można go chronić ponownie tylko poprzez nowe zgłoszenie. Pamiętaj jednak, że to może okazać się niemożliwe, zwłaszcza jeśli w międzyczasie ktoś inny zajął podobną nazwę, bo Ty nie monitorowałeś naruszeń swojego znaku!

Uzyskanie rejestracji znaku towarowego w EUIPO to dopiero początek dbałości o markę. Musisz również aktywnie pilnować, czy nikt nie narusza Twoich praw. Urząd EUIPO nie monitoruje rynku pod tym kątem – to zadanie dla Ciebie, jako właściciela znaku.

Warto regularnie sprawdzać nowe zgłoszenia znaków towarowych (np. poprzez eSearch lub usługi monitoringu), aby wychwycić próby rejestracji znaków podobnych do Twojego. Dobrze jest też obserwować rynek – Internet i media społecznościowe – czy nikt nie używa Twojej nazwy lub logo bez pozwolenia.

Jeśli zauważysz naruszenie, reaguj szybko. Gdy ktoś zgłosi podobny znak w EUIPO, możesz wnieść sprzeciw w przewidzianym terminie. Jeśli natomiast konkurent używa Twojej zastrzeżonej nazwy bez rejestracji, rozważ wysłanie oficjalnego wezwania do zaprzestania naruszeń. W wielu przypadkach zdecydowana reakcja wystarczy, by powstrzymać naruszyciela.

Rejestracja znaku towarowego w EUIPO to potężne narzędzie ochrony marki na rynku europejskim. Trzeba jednak z niego korzystać – monitorować naruszenia i dbać o odnowienia, by marka pozostała bezpieczna na lata.