Jak skutecznie chronić własność intelektualną przy współpracy z kontrahentami?

Poszukiwanie nowych kontrahentów, czy współpraca z już sprawdzonymi  kontrahentami to nieodłączna część prowadzenia biznesu. Jednak każda taka współpraca często wiąże się z koniecznością ujawnienia naszych innowacyjnych pomysłów drugiej stronie, co z kolei wiąże się z ryzykiem naruszenia lub utraty własności intelektualnej (IP). Z tego powodu kluczowe jest odpowiednie zabezpieczenie praw do nowych i kreatywnych pomysłów, szczególnie w dobie zdalnych kontaktów i cyfrowej wymiany danych.

Z tego artykułu dowiesz się jak skutecznie chronić Twoje IP przy współpracy z partnerami biznesowymi, od tworzenia umów po codzienną komunikację online.

Kluczowe elementy umów o współpracę

Jednym z najważniejszych narzędzi ochrony własności intelektualnej w relacjach biznesowych jest dobrze przygotowana umowa o współpracy. Pamiętaj, że umowy są Twoim zabezpieczeniem na złe czasy! Nawet jeśli ufasz swojemu kontrahentowi i wskoczyłbyś za nim w ogień, to i tak powinieneś zawrzeć z nim pisemną umowę o współpracy. Dobra umowa zabezpiecza interesy obu stron, więc jest potwierdzeniem dobrych relacji, a nie ich zaprzeczeniem.

Kluczowe elementy, które powinny znaleźć się w takiej umowie, to:

  • Zakres współpracy: Dokładne określenie obszarów działania, do których umowa się odnosi, w tym szczegóły dotyczące tworzenia, udostępniania i użytkowania własności intelektualnej, czyli kto co robi dla kogo i ew. z użyciem czego.
  • Prawa autorskie i prawa własności przemysłowej: Kto będzie właścicielem praw autorskich do tworzonych dzieł? Ważne jest jasno określenie, czy kontrahent zyskuje tylko licencję do użytkowania, czy też pełne prawa własności. Ponadto, jeśli efektem współpracy ma być gotowy produkt, który może być przedmiotem praw własności przemysłowej, warto wskazać, kto będzie ich właścicielem, a tym samym – uprawnionym do ich zgłoszenia.
  • Poufność: Umowa powinna zawierać szczegółowe zapisy dotyczące ochrony poufnych informacji, zarówno tych już istniejących, jak i tych, które mogą powstać w wyniku współpracy. Warto dodać elementy dodatkowo motywujące strony do zachowania poufności, czyli np. kary umowne.
  • Klauzula o niekonkurencyjności: Tego typu zapisy zabezpieczają przed tym, by kontrahent, z którym współpracujesz, nie wykorzystał zdobytej wiedzy do prowadzenia działalności konkurencyjnej.
  • Rozwiązanie umowy: Warto przewidzieć sytuacje, w których będzie konieczność wcześniejszego zakończenia współpracy. Należy też jasno wskazać konsekwencje wcześniejszego zakończenia umowy, głównie dotyczy to wzajemnego rozliczenia stron z dotychczasowej działalności.

Umowa o współpracy jest pierwszą linią obrony przed nieautoryzowanym wykorzystaniem Twojej własności intelektualnej przez nieuczciwego kontrahenta, dlatego powinna być dokładnie przemyślana i spersonalizowana pod kątem Twoich potrzeb biznesowych, zarówno tych aktualnych, jak i tych możliwych do przewidzenia.

Dodatkowe rekomendacje w zakresie ochrony własności intelektualnej

Aby zapewnić jeszcze lepszą ochronę własności intelektualnej, warto rozważyć kilka dodatkowych kroków:

  1. Zarejestrowanie znaków towarowych i wzorów przemysłowych: Zarejestrowanie znaku towarowego, zarówno na poziomie krajowym, unijnym, jak i międzynarodowym, to kluczowy element ochrony marki. Dzięki temu masz prawo do ekskluzywnego używania swojego znaku w określonych kategoriach towarów lub usług, co minimalizuje ryzyko naruszeń ze strony Twoich kontrahentów. Ważne są także wzory przemysłowe, dzięki którym możesz chronić wygląd zewnętrzny swoich produktów, co uchroni Cię przed pojawieniem się ich podróbek. Co do zasady, zanim podpiszesz umowy ze swoimi kontrahentami, powinieneś mieć co najmniej zgłoszone (a najlepiej już zarejestrowane) w odpowiednich urzędach wszystkie znaki towarowe oraz wzory przemysłowe, które będą musiały być używane przez Twojego kontrahenta. Dotyczy to zwłaszcza umów dystrybucyjnych, czy też związanych z produkcją Twoich towarów.
  2. Patenty i wzory użytkowe: Jeśli Twoja firma opracowuje innowacyjne technologie lub produkty, warto rozważyć ich opatentowanie. Patenty oraz wzory użytkowe zapewniają ochronę prawną Twoich wynalazków i rozwiązań technicznych, co skutecznie uniemożliwia innym, także Twoim kontrahentom, ich komercyjne wykorzystanie bez Twojej zgody.
  3. Audyt IP: Regularne audyty własności intelektualnej w Twojej firmie pozwolą na monitorowanie i zarządzanie IP w sposób strategiczny. Dzięki audytowi zyskasz pełen obraz tego, które elementy Twojego biznesu są prawidłowo chronione, a gdzie mogą istnieć luki prawne.
  4. Szkolenia dla pracowników i kontrahentów: Upewnij się, że zarówno Twoi pracownicy, jak i partnerzy biznesowi rozumieją znaczenie ochrony własności intelektualnej oraz obowiązki wynikające z umów. Regularne szkolenia mogą pomóc w uniknięciu nieświadomych naruszeń i zwiększeniu świadomości w tym zakresie.

Jak zabezpieczać własność intelektualną przy spotkaniach, zwłaszcza online?

W dobie cyfryzacji, coraz więcej firm współpracuje z kontrahentami online, co niesie dodatkowe wyzwania w zakresie ochrony własności intelektualnej. Oto kilka sposobów, jak zabezpieczać IP podczas spotkań online:

  • Zastrzeżenie poufności: Już umawiając się na spotkanie z potencjalnym kontrahentem (dotyczy to także spotkań offline) wskaż mu wyraźnie, iż wszelkie informacje, które mu ujawnisz są poufne. Najlepiej jakbyś pobrał od każdego uczestnika spotkania oświadczenie, iż przyjmują do widomości, że dane ujawnione przez Ciebie są poufne oraz zobowiązują się do nieużywania ich w jakikolwiek sposób bez Twojej wyraźnej zgody.
  • Zabezpieczone platformy komunikacyjne: Korzystaj wyłącznie z bezpiecznych, szyfrowanych platform do komunikacji, takich jak Zoom czy Microsoft Teams. Upewnij się, że Twoje dane są chronione przed dostępem osób trzecich.
  • Zarządzanie dostępem: Ogranicz dostęp do ważnych informacji tylko do osób, które rzeczywiście muszą mieć do nich wgląd. Warto stosować dwuskładnikowe uwierzytelnianie oraz zabezpieczenia hasłem.
  • Nagrywanie spotkań: Zastanów się nad polityką nagrywania spotkań. Jeśli nagrywasz rozmowy, upewnij się, że masz zgodę wszystkich uczestników i jasno określ, jak te nagrania będą chronione i kto będzie miał do nich dostęp.

W dzisiejszych czasach ochrona własności intelektualnej online jest tak samo ważna jak ta w tradycyjnym modelu współpracy. Warto więc stosować odpowiednie technologie i procedury.

Ryzyka związane z brakiem ochrony IP w umowach

Brak odpowiednich zapisów chroniących własność intelektualną w umowie może prowadzić do wielu ryzyk:

  • Utrata kontroli nad własnością intelektualną: Jeśli nie ustalisz jasno, kto ma prawa do wytworzonej IP, może dojść do sytuacji, w której kontrahent będzie rościł sobie prawa do Twojego projektu.
  • Nieuprawnione wykorzystanie technologii: Kontrahent może wykorzystać Twoje technologie, know-how lub pomysły do własnych celów, co może zaszkodzić Twojemu biznesowi.
  • Spory prawne: Niezabezpieczona IP to otwarte drzwi do konfliktów prawnych, które mogą być kosztowne, czasochłonne i negatywnie wpłynąć na relacje biznesowe.

Zastosowanie odpowiednich klauzul w umowach pozwala unikać tych ryzyk, a tym samym skutecznie chronić wartość biznesu.

Przykład braku właściwych regulacji między kontrahentami

Niestety, wielokrotnie miałam okazję doświadczyć poważnych problemów wynikających z braku odpowiednich umów miedzy kontrahentami. Najwięcej tego typu problemów dotyczyło współpracy z chińskimi producentami.

Najczęściej pojawiający się problem dotyczy stworzenia nowego produktu, którego produkcję zleca się producentom chińskim. Często aby wyprodukować coś nowego, chińscy producenci muszą stworzyć formy albo matryce, za które oczywiście trzeba zapłacić.

W dwóch prowadzonych przeze mnie sprawach, klienci z Polski nie zabezpieczyli praw w Chinach do stworzonego przez siebie produktu oraz nie zabezpieczyli praw własności intelektualnej, ani praw własności do matryc wykorzystywanych przy produkcji ich produktu przez chińskiego producenta. W efekcie, produkty moich Klientów były produkowane przez chińskich producentów z wykorzystaniem ich matryc za które zapłacili moi Klienci w celu dalszej sprzedaży podmiotom konkurencyjnym wobec moich Klientów.

W efekcie, pomimo tego, iż to moi klienci stworzyli produkt, opracowali metodę jego produkcji, stworzyli i zapłacili za matrycę, nie byli jedynymi sprzedawcami w/w produktu na rynku europejskim. Chiński producent, ponieważ nie miał żadnego umownego zakazu, ani nie było ochrony prawnej produktu w Chinach, prawnie mógł produkować produkt mojego klienta i go dalej odsprzedawać. W konsekwencji, straty po stronie mojego klienta były ogromne.

Aby uniknąć takich sytuacji, zawsze należy dążyć do precyzyjnego formułowania umów i zabezpieczania swoich praw na każdym etapie współpracy.

Ochrona IP a rozwój relacji biznesowych

Zarządzanie własnością intelektualną to nie tylko kwestia ochrony przed ryzykiem, ale także budowania długoterminowych, bezpiecznych relacji z kontrahentami. Starannie skonstruowane umowy o współpracę, jasno określające prawa do IP, oraz regularna komunikacja na temat oczekiwań co do ochrony poufnych informacji sprzyjają zaufaniu i stabilności relacji biznesowych.

Ponadto, partnerzy biznesowi częściej będą skłonni do współpracy, gdy widzą, że masz dobrze zorganizowany system ochrony własności intelektualnej. W świecie, w którym dane i innowacje stanowią ogromną wartość, zaufanie do bezpieczeństwa IP może być kluczowym czynnikiem decydującym o wyborze współpracy z Twoją firmą.

Jeśli czegoś nie wiesz – NIE RYZYKUJ – zgłoś się do rzecznika patentowego!

Współpraca z rzecznikiem patentowym to kluczowy krok w skutecznej ochronie własności intelektualnej. Oto, jakie korzyści płyną z tej współpracy:

Ekspertyza prawna: Rzecznik patentowy posiada specjalistyczną wiedzę na temat ochrony IP, co pozwala uniknąć błędów w umowach i zabezpieczyć prawa na każdym etapie współpracy.

Spersonalizowane doradztwo: Każda firma ma inne potrzeby, jeśli chodzi o ochronę własności intelektualnej. Rzecznik patentowy pomoże dostosować zapisy umowne do specyfiki Twojego biznesu i współpracy z kontrahentami.

Reprezentacja prawna: W przypadku sporów związanych z własnością intelektualną, rzecznik patentowy może reprezentować Cię przed sądem lub w postępowaniach administracyjnych, co zwiększa Twoje szanse na sukces.

Skorzystanie z usług rzecznika patentowego to inwestycja w długoterminową ochronę Twojego biznesu i innowacji.

Podsumowanie

Ochrona własności intelektualnej podczas współpracy z kontrahentami to kluczowy aspekt zarządzania biznesem. Poprzez starannie przygotowane umowy, wprowadzenie odpowiednich klauzul ochronnych oraz stosowanie zabezpieczeń technologicznych podczas spotkań online, można minimalizować ryzyko utraty kontroli nad własnością intelektualną. Warto również pamiętać o współpracy z rzecznikiem patentowym, który pomoże stworzyć skuteczne strategie ochrony i zapewni bezpieczeństwo Twoich innowacji.

Dzięki odpowiednim krokom, Twoja własność intelektualna pozostanie bezpieczna i pod pełną kontrolą, co pozwoli Ci skupić się na rozwoju biznesu, bez obaw o utratę kluczowych zasobów intelektualnych.

Zobacz także:

Scroll to Top